Le choix des emails n’est pas évident au sein d’une entreprise. Si vous êtes auto-entrepreneur et seul, la solution sera vite trouvée mais pour peu que vous ayez quelques salariés, il vaut mieux prendre le temps d’y réfléchir.

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Avez-vous acheté un nom de domaine ?

Le minimum pour votre entreprise c’est de posséder son nom de domaine sous la forme :

• mon-entreprise.fr
• mon-entreprise.com

Le prix de ce service est tellement dérisoire qu’il est vraiment dommage de s’en passer ! Vous pouvez revoir la vidéo sur le choix du nom de domaine si vous n’avez pas encore franchit le pas.

Le nom de domaine que vous avez choisi, vous offre la possibilité de créer autant de boites mails que vous voulez si vous disposez de votre propre serveur de messagerie.

Sinon vous serez limité dans les nombres de boites mails selon l’abonnement que vous avez choisi.

Etre propriétaire de votre nom de domaine vous rend indépendant des fournisseurs d’accès a internet ! Imaginez que vous ayez encore une adresse mail du type Mon-entreprise@orange.fr, et que vous vouliez changer de fournisseur d’accès. Vous allez devoir :

• prévenir tous vos contacts.
• imprimer de nouvelles cartes de visites.
• vérifier tous vos documents papiers.
• continue à gérer les 2 boites le temps que l’ancienne ne soit plus utilisée.

Avec votre adresse du type au-choix@mon-entreprise.fr vous pouvez communiquer sur le long terme avec cette boite. Que vous changiez de fournisseur ou pas, vous rester propriétaire de vos emails.

Choisir les adresses mails de l’entreprise

L’email de l’entreprise.

La première à créer sera l’adresse général de l’entreprise, il n’y a pas de règles mais une sorte de convention est respecté par beaucoup d’entreprise. Il s’agit de l’adresse :

contact@mon-entreprise.fr

C’est l’adresse que vous pouvez utiliser sur vos cartes de visites, ou bien l’adresse du formulaire de contact de votre site web.

Qui doit recevoir les emails de cette boite aux lettres ?

Je dirais que c’est la secrétaire de direction ou le patron selon la taille de l’entreprise qui doit gérer cette boite. Seulement cette fonction peut prendre pas mal de temps, le volume des mails à traiter est grandissant, alors pourquoi ne pas se repartir la tache ?

Les emails de services.

Si votre entreprise regroupe du personnelle au sein d’un même service, il est judicieux de créer une boute mail pour le service : genre compta@mon-entreprise.fr . Cette boite aux lettres peut être attribuée à une seule personne ou à un groupe. L’intérêt de ces boite de service c’est quelle sont indépendante du personnel. Effectivement le jour où vous changer de comptable, pas besoin de recréer une boite mail.

Les emails des utilisateurs.

Faut-il créer une boite mail pour chaque utilisateur ? Je dirais que ça dépend ! J Une bonne réponse de normand !

Si vous avez votre propre serveur de messagerie, vous n’avez pas de limite dans le nombre de boites mail, alors dans ce cas, autant en profiter et associer un email à chaque utilisateurs de l’informatique de l’entreprise.

Si vous faites héberger votre service de messagerie, alors vous pouvez réduire les couts en ne créant que des boites mails de service.

Exemple d’email pour ma petite entreprise.

Voilà quelques idées de boites mails

• contact@mon-entreprise.fr
• compta@mon-entreprise.fr
• sav@mon-entreprise.fr
• direction@mon-entreprise.fr
• atelier@mon-entreprise.fr

Pour une petite structure, il est plus facile de gérer des emails de fonctions plutôt que des emails d’utilisateur. En effet dans les petites entreprises un utilisateur peut avoir plusieurs fonctions, et ce n’est pas évident pour vos clients ou fournisseurs de savoir que jean-paul@mon-entreprise.fr s’occupe aussi bien du SAV que de l’atelier.